Kedves Kollégák!

Az alábbi utasítás szerint minden HR típusú dokumentumot Én fogok rögzíteni a poszeidon rendszerben, BKV-KFK részére. Ezért legyetek kedvesek áttekinteni a mellékelt dokumentumlistát és nekem átadni mielőtt postázásra, aláíratásra kerülnek.

Távollétem esetén majd Kulcsár Gvendolint és Székely Katalint lehet keresni iktatással kapcsolatban.

Megértéseteket és együttműködéseteket hálásan köszönöm:

Niki

HR dokumentumok iktatása

Kérjük, hogy a  Humánerőforrás-gazdálkodási Igazgatóságra (HGI) küldendő dokumentumokat a Poszeidon Iktatóprogramban iktassák megküldés előtt:

• Kérjük mellőzni  a Poszeidon használata helyett bármilyen egyéb (akár elektronikus, akár papír alapú) iktatórendszer, iktatókönyv használatát.
• A küldeményeket, keletkező iratokat az ügyintézést kezdeményező szervezeti egység iktassa  lehetőleg a beérkezés/keletkezés napján, továbbküldés előtt (mellékelt leírások alapján).
• Minden dokumentumon a Poszeidon által generált iktatószám szerepeljen, melyet az iraton egyértelműen fel kell tüntetni (javasoljuk, hogy más iktatószám ne szerepeljen rajta). Kérjük, hogy amennyiben belső postai borítékban névre szólóan kap dokumentumot, és az iktatandó, akkor gondoskodjon a szervezeti egység iktatásra jogosult kollégájához történő eljuttatásáról.
• A kifizetéssel, bérszámfejtéssel kapcsolatos iratokat összegyűjtve, legkésőbb a tárgyhó 20. napjáig iktatva továbbítani kell papír alapon a HGI részére.
• Kérjük, hogy a megbízási szerződéseket, célfeladat megállapodásokat ill. azok módosításait, a megbízott/munkavállaló aláírása után, a szerződést előkészítő/kapcsolattartó szervezeti egység szíveskedjen szkennelve feltölteni az adott iktatószámhoz a Poszeidon rendszerben a visszakereshetőség és a pontos nyilvántartás végett. A folyamat lépései a csatolt dokumentumban találhatók. (Papír alapú dokumentumok nyilvántartása és nyomon követése az elektronikus iktatórendszerben)
• Az Iktatóprogramban fenti lépések elvégzésével kapcsolatban oktatást biztosít a Kancellári Kabinet, melynek időpontjáról későbbiekben tájékoztatjuk az iktató kollégákat. Az oktatáson történő részvétel minden iktató jogosultsággal rendelkező munkatárs számára kötelező.